제안서 잘쓰기 3 of 4 - PPT 작성

※ 3번 연재로 끝날 줄 알았는데, 쓰다보니 마지막 장이라 생각한 부분이 의외로 길어졌다. 부득이 기존 제목을 수정하였다. ㅠㅠ

 

8. 본문 작성 준비작업

제안서 잘쓰기 마지막으로 실제 내용 작성시 필요한 Tip을 알아보자. 다음과 같은 규칙을 미리 정하여 템플릿을 만들어 배포하도록 하자. 상세하게 표준을 정할수록 가이드하기에도 쉽고 제안서 품질을 통제하기도 용이하다.

여기에 설명되는 내용의 대전제는 '가독성'이다. 가독성있게 작성함으로써 심사위원이 읽기 쉽고 눈에 띄게 하는 것이 목적되시겠다.

 

1) 본문은 너무 복잡하지 않게 여백을 확보하여 작성

기억하는가. 2% 차이가 명품을 만드다고 하지 않았던가. 모든 장표가 안정적이고 세련되게 보이는 가장 기본은 문서 도는 도형 내에 텍스트가 있다면 상하좌우 여백(마진)을 확보하는 거다.

표현하고자 하는게 많아 그 크기를 넘어가는 경우, 다음 두 가지 중 하나를 결정해서 작성해야 한다.

- 꼭 필요한 내용으로 줄여 마진을 확보할 것인지

- 줄일 게 없다고 판단되어 마진을 없앨 것인지

 

2) 최소 폰트 크기는 9포인트 (10포인트 이상 지향)

폰 트는 10포인트 이상을 원칙으로 하되 작성상 곡 필요하다면 최소 9포인트까지만 허용하는 것이 좋다. 폰트 크기도 각 본문 레벨 별로 미리 템플릿으로 정해 놓도록 하자. 이유는 8포인트 이하 텍스트는 작아서 쉽게 읽이지 않고 따라서 내용을 주지 안할 가능성이 크다. 결정이 난 후 우리도 그 내용을 제시했다고 해봤자 이미 버스 지난 간 다음이다.

 

3) 폰트는 자체 볼드(Bold)체와 미디움(Medium)체가 있는 한 종만 사용

폰트에 꾸미기로 볼드 타입을 만드는 것 보다 이미 서체에 볼드 타입이 있는 것을 사용하는 것이 훨씬 이쁘게 나온다. 가장 조심해야할 사항은 정식으로 구매하지 유료 폰트를 사용하지 않도록 해야 한다.

생각보다 각 폰트 제작사에서 자기네 폰트를 사용하는지 치밀하게 모니터링하고 있으며, 적발시 반드시 소송으로 이어지고 있음을 유의하자. 참고로 요즘 내가 가장 기본적으로 쓰는 폰트는 무료로 배포 중인 KoPub 돋음체이다. 앞서 얘기한 것처럼 Medium과 Bold체를 사용한다.

 

 

 

4) 그림 붙여넣기

이미지를 붙여 넣을 때는 반드시 'png', 'emf' 두가지 타입만 사용하자. 이 두타입은 이미지를 크게 했을 때 깨지지 않는다. 도한 확대할 때도 [Shift] 키를 누른 상태에서 마우스를 모서리에 잡고 확장을 시키면 등배로 확장된다. 참고로 emf는 확장 Window 메타 파일을 뜻한다.

 

 

 

5) 원본은 여백에 남겨 놓기

제안서를 작성하다 보면 기존 제안서나 참고자료를 참조하기 위해 복사해서 여백에 위치시켜 놓고 작성하는 경우가 많다. 이 때 작성이 완료되면 참고했던 부분을 삭제하는 경우가 대부분인데, 이 부분을 남겨 두라는 거다.

제안서 작업이 작성자 수준에서 완료가 되면 보다 이쁘게 다듬는 그래픽디자인(또는 그래픽 다자이너, GD라고 부른다)작업을 거치는데, 이 때 그룹화 등 여러 작업을 하다보면 일부 그림이 가려지거나 원본가 다르게 표현될 수 있다. GD 작업자가 확인하고, 또 RED시에도 확인할 수 있게 남겨 두도록 하자.

 

 

 

6) 문장의 단어(형태소)가 잘린체 줄 바꾸지 않기

우리말은 단어 뿐만 아니라 조사를 붙여서 표한고 있어서, 간혹 단락이 바뀌면 그 뜻 달라지거나, 읽기에 불편하다. 이런 경우를 방지하기 위해 '한글 단어 잘림 허용' 체크 해제하여 설정해 놓도록 하자.

{단락} -> {한글입력체계} 메뉴에 들어가면 설정할 수 있다.

 

 

 

7) Governing Message

꽤 오래전 부터 거버닝 메시지를 상단에 위치시키고. 아래 본문을 기술하는 방법을 주로 사용하고 있다. 이부분에 의미없는 제안사의 의지등을 담거나 추상적인 표현을 지양하도록 하자.

의외로 심사위원은 이 부분을 먼저 읽고 필요하다면 본문을 읽는 경우가 많다. 따라서 다음과 같은 내용으로 거버닝 메시지를 제시하자. 2~3 줄로 간략하게 적도록 하자. 1줄이나 3줄이 넘어가는 것은 바람직하지 못하다.

- 본문 내용 요약을 개조식으로 기술

- 단문 형태로 간략히 기술

- RFP 요구사항 또는 평가항목에 대한 제안사 방안 위주로 기술

 

 

8) 목차는 RFP 지시를 따르기

만약 RFP에 목차 내용이 없다면,

- 제안서는 요구사항 순으로 하고

- 요약서는 평가항목 순으로 하는게 좋다.

- 분량은 이미 설명하였듯이 배점 기준으로 비례해서 잡으면 된다.

간혹 발주처에서 RFP 작성시 실수로 목차가 다른 2개 들어가는 경우가 있다. 이 때는 반드시 문의한 후 작성하도록 하자.

 

9) 용어 표현을 표준화하기

자주 쓰는 용어에 대해선 사전에 표준화 하여 작성자에게 배포하도록 한다.

- 회사명 -> 제안사 : 제안하는 외사명보다 '제안사'라는 용어를 사용하자, 솔루션 전문업체 자체를 강조시에 회사명

- 사업명 -> 본 사업: 사업명 역시 매번 표현하기 보다는 첫 장에서 단서를 달아 이 후엔 모든 프로젝트명을 통일하여 사용하는 것이 좋다.

- 시스템 명 -> ㅇㅇㅇ [띄우기] 시스템 : 시스템과 구제적 명칭 사이는 띄워서 표시하는 것이 바람직하다.

- 많이 쓰는 단어 -> H/W, S/W, N/W : 이는 규칙을 정해서 사용하면 된다. 이 밖에도 날짜 표현이나 약어 표현 등도 미리 정하는 것이 좋다.

- 끝 표현 -> 음슴체 : 행동하는 단어로 끝을 맺든가 아니면 '~함', '~임' 등의 표현을 사용하자

 

이는 여러사람이 작성 했지만 한 사람이 작성한 것처럼 하는 효과도 있지만, 3장을 제외한 다른 장의 제안서는 재활용이 비교적 높다. 여기에 회사명이나 사업명을 구체적으로 넣어 놓았다가 다른 제안서 작성할 대 무심코 복사해서 오타를 발생하는 일을 방지하는 효과도 같이 고려한 방안이다.

 

10) 기타 소소한 파뽀 tip

- 서식복사기능 : 1회 클릭하면 한 번만 적용이 되고 더블클릭을 하면 다른 데를 선택하거나 빠져 나오지 않는한 연속해서 적용할 수 있다.

- 글꼴 크기 변경 : Ctrl + ] 누르면 확대가 되고, Ctrl +[ 누르면 축소가 된다.