제안서 잘 쓰기 2 of 4

4. 제안계획 세우기

  당연한 얘기지만 제안작업도 계획이 필요하다. 짧게는 2주 이지만 길게는 몇 개월씩 걸리는 것도 있다. 보통 1.5개월에서 2개월 정도 소요된다. 제안 계획 내용은 다음과 같은 내용이 포함되며, 결정권자가 파악하는데 도움이 되도록 작성해야한다.

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- 개요 

개요는 보통 RFP 내용 중 사업관련 정보(사업명, 규모, 사업유형, 평가, 발주처 정보, 제안진행 일정)를 기본으로 기술하고, 추가자료로 경쟁사 현황, 사업여건, 고려사항, 현재까지 진행 현황 등을 기술하도록 하자

- RFP 분석 

RFP 분석은 평가항목을 중심으로 분석을 하면 된다. 만약 해당 발주처의 다른 제안요청서와 평가 배점이 다르다면 그 부분도 주지할 필요가 있겠다. 또한 상세 평가항목에도 추가되거나 제외된 부분이 있다면 살펴보고, 종합적으로 제안전략 수립시 유의사항을 도출해 보자

- 제안작업 방안 

이는 제안작업을 언제부터, 누가 참여하고, 참여자 각자 맡은 역할 등을 명시하고, 제안 작업에 이슈가 존재한다면 그부분도 같이 기술하여 상위관리자와 공유할 필요가 있겠다. 특히 3장의 경우 여러 회사가 함께 모여 작업하는 경우가 빈번한데, 구체적으로 RnR을 나눌 필요가 있겠다.

- 제안작성 전략 

제안 작성 방안과 제안작성시 고려사항을 도출해야 한다. 예를 들자면 수주 후 사업수행시 문제가 되는 요소가 있다면 이를 어떻게 제안하고 대처할 것이지 방안을 마련하는 것도 이 부분에서 필요하다.

- 세부 작업 일정 

제안 작업일정은 다음 타스크를 고려하여 계획을 세워야 한다.

˙  제안서 : 제안목차, 본문작성, 1 ~3 단계 검토, 검토 후 보완, RED 작업

˙  PT(요약서) : 전략수립, PT 시나리오, PT 작성(초안 및 수정작업 반복), 각 단계별 검토 및 보완

˙  별권 : 조견표 작성, 프로파일, 첨부자료, 입찰 서류, 각 서류 취합 및 검토, 조견표 최종 확인

˙  디자인/인쇄(변환) : 제안서 템플릿, PT 템플릿, 본문 디자인, PT 디자인, 인쇄 제본 또는 PDF 변환

˙  발표 준비 : 리허설, QnA

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  제안 목차는 RFP 에서 제한하고 있는 페이지 수를 감안해서, 평가 배점에 비례하여 페이지 수를 정하는 것이 좋다. 가령 '100페이지 이내'가 RFP 조건이고. 제안서 내용 및 평점이 A(20점), B(30점), C(10점), D(40점) 이면 각 20p, 30p, 10p, 40p 씩 되도록 배분계획을 잡는다. 3장 기술 부문은 내의의 충실도를 높일 수 있도록 지속적으로 리뷰를 하도록 하자

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  이렇게 계획이 수립되면 최고 결정권자 및 관련 부서의 임원까지 참석 가능한 일정을 잡고 킥오프를 정식으로 개최하는 것이 중요하다.

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5. 제안서 작성하기

  제안서는 전체적으로 다음과 같은 컨셉으로 작성하는 것이 좋다고 말할 수 있겠다.

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1) 두괄식 작성을 추천한다

우선 각 장에 대해서 말하고자 하는 것을 먼저 제시한 후에 부연 설명이나 근거자료를 제시하는 것이 좋다. 전체적인 흐름에 대해서도 스토리가 되도록 컨셉을 잡는 것이 바람직 하다. 가령 A 라는 요구사항에 대해

i) 첫 장에는 전체 개요를 4가지로 제시했다면

ii) 다음 페이지 부터는 다시 그 4가지 세부 사항을 차례로 자세히 서술하는 방법이다.

iii) 이 때 각장에 대해서는 상단에 먼저 결론을 제시하고 하단에 상세 내용을 제시하면 되겠다.

간혹 전략을 제시하고 각 전략에 대해서 각 요구사항을 매칭시켜 기술하는 경우를 볼 수 있는데, 만약 조달을 통해서 하는 PT라면 권하지 않는 방법이 되겠다.

왜냐 하면 심사위원들이 찾지를 못해는데, 기술된 내용이 없다고 판단하여 점수를 안 줄수도 있기 때문이다.

자체 PT 면 모를까 조달 PT라면 반드시 제안서 목차 순서대로, 요구사항 순서 대로 작성하자.

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2) 신중을 기해야 하는 부분이 있다.

RFP를 분석한 결과 독소조항이라고 판단한 항목에 대해서는 후에 문제가 되지 않도록 표현을 신중히 해야 한다. 이런 부분에 대해서는 무난하게 일반적인 내용을 기술하는 것이 좋겠다.

제시된 자료나 이미지에 대해서는 반드시 출처 또는 예제(샘플)임을 명시하자. 일정 및 정량적 표현이 되는 부분에 대해서는 추후 변경될 수 있다는 단서 조항을 붙이도록 하자.

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3) RED 체크를 하자.

시간적 여유가 있다면 3차례 RED 체크를 하는 것이 바람직하다. 제안서가 1차로 완성이 되었으면 각 다른 파트 작성자 끼리 제안서 오탈자 및 내용에 대한 검토를 하고, 마지막에는 전혀 관계 없는 인력의 지원을 받아 최종적으로 내용을 검토 받도록 하여 제안서의 품질을 높이는 작업이 필요하다. 눈이 RED가 되도록 살펴보자.

기타 세부적인 작성요령은 다음 편에서 다룬다.

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6. PT 를 하기 전

  PT 잘하기는 이전 포스팅을 참조하면 되겠다. 가장 중요한 부분을 다시 한번 언급 하자면, PT 를 준비하는 대상은 발주처 관계자들이 절대 결코 분명히 아니다. PT 작성의 관점은 심사위원에 둬야 한다.멍청한 심사위원을 감동시키는 것에 포커스를 맞춰야 한다.

  이제 웬만한 업체도 PT 장표 꾸미기를 잘하고, 전문업체도 많이 있어 장표 자체 품질로는 구분할 수가 없다. PT 내용도 대부분 트렌드에 맞춰 잘 준비되는 편이다. 아주 눈에 띄는 제안이면 모를까, 그렇지 않다면 변별력이 없어 심사위원에게 감동을 줄 수 없다. 따라서 승부처는 질의응답이다. 심사위원 질문에 원하는 답 - 이 것 역시 분명하다. 정답이 아니라 질문자가 듣고 싶어하는 답을 해야 하는게 중요하다.

PT 연습에 중점을 두어 엄청 시간을 투자하고, 리허설도 여러번 하고 하는데, 단어컨대 이 보다는 QnA 연습에 더 시간을 들여야 한다.

  거듭 강조하지만 제안서는 대충 철저하게, PT는 아트에 가깝게 하되 QnA가 가장 중요하다.

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7. PT 가 끝난 후

  PT가 끝나면, 이제 그날 오후나 다음날 결과 발표가 나올 때 까지 긴장을 늦추지 못할 것이다. 그래도 반드시 PT 끝난 후 바로 정리할 게 있다. 제안 발표 시간에 나온 QnA 를 모으고 정리하는 것이다. 이를 다시 그전에 있던 자료와 취합하여, 다음 제안시 활용할 수 있게 해야 한다. 결과와 관계 없이 이번 입찰을 통해 제안서 작성 및 PT 에서 일어난 일을 검토하고 교훈을 얻자. 그리고 그 내용 반드시 공유하여 회사의 수주능력을 키우도록 하자.

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명심하자. 실력보다 제안을 잘해야 수주할 수 있다.