제안서 잘쓰기 4 of 4 - 본문 작성 방법

9. 본문 작성 하기

​

드디어 마지막이다. 제안서 본문 작성 요령을 살펴 보는 것으로 제안서 잘쓰기는 끝마친다.

우선 본격적인 본문 작성에 앞서 제안 시나리오를 그려야 한다. 요구사항과 평가항목을 고려하고, 어떤 내용 강조할 것이며, 그에 대한 근거는 무엇인가 등 제안 작성에 대한 나름대로 설계안을 마련하는 것이다.

​

 

 

​

이 제안 시나리오를 갖고 1차 검토를 한다. 검토 시에는 제안 PM, PO, 작성자, 전략 기획자등은 필히 참석해야 한다. 이후 그 시나리오를 바탕으로 본격적인 작성에 들어간다. 이런 시나리오는 별도로 작성하는 것이 아니라, 지금 작성하는 PPT 장표 여백등을 활용하는 것이 좋다. 이 부분은 앞서 얘기한 것 처럼 마지막까지 지우지 않는다.

​

1) 페이지 설정은 사용자 정의(21 X 29.7)로 한다. 그렇다, 이미 눈치챘을 수도 있을텐데, A4사이즈다. 그외 여백이나 템플릿은 GD 의 의견을 참조하여 정하도록 하자.

​

2) 가장 기본으로 염두에 두어야 하는 것은 간결하고 명확하기 메시지를 전달하는 거다. 이른바 KISS (Keep It Simple Short)라고 한다. 조금 더 쉽게 설명을 하자면, 도식화된 그림 하나에 설명 하나가 한 페이지를 차지하게 하는 방법이다. (1圖 1辭)

조금 더 구체적으로 살펴보자.

 

- RFP 요구사항과 평가항목 반영하도록 염두에 두고 작성하자.

​

 

 

​

- 제안서 작성 표준 준수(폰트, 표 형식, 아이콘 등등)하도록 하자. 이는 전에 언급한 것 처럼 한사람이 작성한 것과 같은 효과를 나타내기 위함이다. 이미 템플릿에 지정한 폰트로 샘플을 만들어 배포되기 때문에 그냥 계속 그 템플릿을 이용하면 되지만, 다른 제안서나 자료에서 복사를 해올 때 지정하지 않은 폰트를 무심코 사용되는 경우가 있다. 복사에 온 다음엔 항상 폰트를 체크하여 표준을 준용하는 습관이 들도록 하자.

 

- 용어는 RFP에서 사용하는 단어로 표현하는 것이 좋다. 특히, 조심할 부분은 RFP에서 축약어나 약어를 쓰지 않으면, 작성시에도 쓰지 않도록 유의하자.

​

 

 

​

- 두괄식, 즉 결론을 먼저 제시하고 하단에 부연 설명이나 근거를 제시하도록 하자.

 

- 가능하면 긍정적이고 적극적 표현을 사용하자. 이것은 매우 중요하다. 해당 기관이나 시스템에 대해 많은 경험으로 인해 너무나 자세히 알고 있는다는 걸 표현하기 위해 문제점이나 난이도를 표현하는 경우가 있는데, 명심하자. 심사위원은 그 시스템에 대해선 거의 아는게 없고 생각보다 멍청하다. 오히려 그런 표현이 부정적으로 읽혀('우린 어렵다고 생각 되어 구현하기 힘들다'는 뜻으로 보일 수 있다), 단순히 잘 할 수 있다고 표현한 제안서에 비해 점수를 덜 받을 수 있다.

 

- 전체적으로 비슷한 깊이로 설명하는 것이 바람직하다. 가장 무난하게 쓰이는 방법이 현황 / 문제점 -> 추진방향 / 기대효과 순으로 푸는 것이다.

 

- 수치나 통계자료가 제시되면 매우 신뢰성 있게 보이는 경향이 있다. 검증된 것을 사용하면 더할 수 없이 좋지만, 그게 조금 힘들다면 때로는 반박하기 힘든 추측자료를 우리에게 유리하게 활용하는 것도 좋다. 예를 들자면, 유료 정보를 근거로 하였다면 심사위원이나 발주처에서 쉽게 스맛폰으로 검색할 수 없을 것이다. 강조하려고 한 내용이 상대적으로 약해도 과장되게 표현하도록 노력해야 한다.

 

- 이런 강조내용의 표현도 좀더 수치화된 구체적인 데이터로 제시하는 것이 더 효과적이다. 가령 조사한 수치는 '23%'라 할지라도 '23.07%'로 표현하면 좀 더 신뢰가 간다.

 

- 문장 중 '의' 사용을 자제하도록 하자. 이는 일본식 표현에서 영향을 받은 것이기도 하지만, 읽거나 표현에 매끄럽지 못하다. 삭제하는 요령은 '의'를 빼고도 의미에 문제가 없다면 과감히 제거하자. 예를 들어 '과거의 인식'을 그냥 '과거 인식' 이라고 해도 의미 변화가 없고 훨씬 고급진 표현이 된다.

​

3) 반드시 가이드 선에 딱 맞추어서 문단을 배치하고 작성하도록 하자. 우리는 박스가 처져 있으면 조금 들어서 쓰려는 경향이 있다. 템플릿에 표시한 박스는 이런 녀백을 모두 고려한 것이기 때문에 여기서 다시 마진을 좀 더 주게 되면, 너무 여백이 많아져 최종 인쇄 또는 변환을 위해서 템플릿의 가이드 박스를 없애면 배치가 보기 싫거나 엉성하게 되어 버린다.

​

4) 경어체는 지양하는 것이 좋다. 그냥 동작을 나타내는 단어로 끝마치거나 소위 음슴체로 하는 것이 좋다. 예를 들어보자.

- 경어체 : 도식화된 내용에 대해 설명합니다(X)

- 동작어 : 도식화된 내용에 대해 설명(O)

- 음슴체 : 도식화된 내용에 대해 설명함(동작어로 마치지 못할 경우 사용)

​

10. 마무리

제안서와 요약서, PT 자료가 다 작성이 되었다면, 이제 마지막 단계로 조달청 e-발주 시스템에 기한 내에 등록을 해야 완전히 끝나는 것이다. 열심히 제안서를 고생해서 다 써놓고도 막상 입찰 마지막 날, 마감 몇 시간을 남겨 놓고 회사 인터넷에 문제가 생기든가, 인증서가 말썽을 일으키면 모든 노력이 물거품이 된다.

 

반드시 충분한 시간적 여유를 갖고 다음의 준비를 철저히 하여 엉뚱한 데서 사고가 일어나지 않도록 하자.

​

 

 

​

1) 우선 조달 인증서와 업로드할 PC를 테스트하고 점검하자

2) 조달청 사이트에 들어가면 e-발주시스템 메뉴얼이 있다. 다운로드 받아서 사전에 숙지하도록 하자

3) 완성된 제안서를 최종으로는 pdf로 변환해서 등록해야 하는데, 이 때 용량 제한이 있다. 사전에 미리 변환하여 점검하도록 하자.

4) e-발주 시스템엔 목차에 대한 페이지 및 조견표를 등록하게 되어 있는데, 심사위원이 별도 조견표가 아닌 이 기능을 이용하는 경우도 흔하다. 이 때 주의해야 할 것은 제안서상 표시된 페이지가 아니라 pdf 자체에 표시되는 (물리적) 페이지를 표시해야 한다.

​

 

 

​

모두 끝나게 되면 앞서 강조하고 강조한 것 처럼 QnA 에 총력을 기울여야 한다. 기존 QnA 목록과 함께, 이번에 나올만한 질문을 만들고, 또 근래 설명회 때 나오는 질문 등을 종합하여 연습 아니 훈련을 하도록 하자.

마지막으로 제안 설명회에 참여할 인원을 최종적으로 결정하고, 좋은 꿈을 꾸도록 하자.