PT잘하기(2/2) - PT 발표

5. 이음새를 넣자

공공SI 제안설명은 여러 가지 개별적인 단위 과제가 사업범위로 되어 있는 것이 대부분이어서 설명을 하다 보면 자칫 하나하나 끊어지기 싶다. 왜 그런지 일반적인 PT 순서를 살펴보자.

  

- (프롤로그) : 제안에 앞서

- 제안 개요 : 제안배경 및 목적, 제안범위 등

- 제안 전략 : 사업성공요소, VOC, 제안 전략 등

- 사업수행 방안 : 각 개발 내용 또는 단위 과제 설명

- 사업지원 방안 : 조직, 방법론, 일정, 지원 사항 등

- (에필로그) : 제안을 마치며

  

요즘 트렌드 중에 하나는 위순서 중 전략 부분에 대해 세부 실행전략이나 ActionItem 내용으로 '사업수행방안'을 풀어가는 방법을 많이 쓰고 있다. 

다른 분야의 PT는 한 가지 주제를 갖고 소위 "기.승.전.결"로 풀어 매끄러운 진행을 선보일 수 있으나 SI PT는 단절되어 있는 주제가 많아 그냥 장표를 넘기게 되면 진행이 어색해 지는 게 다반사다. 이를 극복하기 위해서는 장표와 장표 사이에 살짝 "이음새"를 넣어주면 아주 좋은 효과가 난다.

이것 역시 정답은 없으며 각자 스타일에 맞게 시나리오나 스크립팅을 할 때 고려하면 되겠다. 몇 가지 예를 들면,

- 새로운 이슈로 넘어갈 때 : "이상으로 ㅇㅇㅇ에 대해서 알아보고 다음은 ㅁㅁㅁ에 대해 설명 하겠습니다"

- 큰 챕터를 마치고 다음 챕터로 넘어갈 때 : "지금까지 ㅇㅇㅇ에 대해서 알아봤습니다. 이를 토대로 ㅌㅌㅌ를 기본으로 XXX 에 대해 알아보도록 하겠습니다."

- 두 페이지 이상 같은 이슈 장표를 설명할 때 : "ㅇㅇㅇ에 대한 설명 마지막으로 (클릭) <= 다음장 넘기는 소리 ^^"

  

이런 식으로 중간 중간 장표 전환시 마다 이음새를 넣으면 한층 부드럽고 수준 높은 PT 가 된다. 매 장표 전환 때 마다 넣는 것 보다 이슈가 크게 바뀌는 부분에서만 사용해야 함을 유의하

자.

 

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6. 미리 요약 설명을 하고 자세한 설명을 하자

이 부분은 앞서 말한 이음새를 넣는 것과 비슷할 수 있는데, 약간 차이가 있다. 강조할 부분이나 좀 더 자세히 설명을 해야 하는 경우에 사용하면 좋다. 여기서 가장 중요한 룰은 해당 장표로 넘기지 말고 요약 설명을 잠깐 언급해야 한다는 거다.

듣는 사람으로 하여금 호기심을 유발하는 효과를 주기 위해서다. 꼭 요약만 하는 게 아니고 이슈에 따라 배경설명, 기초지식 등을 언급하는 경우도 있다. 예를 들면,

"저희가 이번 사업을 준비하면서 통상 ㅁㅁ기능은 aaa 가 보통인데 ㅇㅇㅇ기관만의 특징이 있어 좀 더 특화된 구성을 하게 되었습니다." 이렇게 멘트를 날리고 해당 장표를 보여 주는 것이다.

이 방법은 내 경험상 주의 환기시키는 데는 매우 효과가 좋았다. 제안서만 연신 허겁지겁 보던 심사위원도 고개를 들어 잠시 쳐다보곤 할 정도다. ^^

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7. 연습 또 연습

이는 굳이 따로 설명하지 않더라도 당연한 얘기일 것이다. PT를 잘하는 건 오직 연습량과 비례한다. 여기선 연습할 때 요령이나 주의사항에 대해서 알아보도록 하겠다.

  

- 특이한 말버릇

준비 기간이 길다면 모르겠으나 보통은 매우 짧다. 따라서 간혹 PT를 맡은 자가 아주 안좋은 발음 습관을 가지고 있다면 고치려고 노력하는 것 보다. 어떻게 보완할 건가에 고민하는 것이 훨씬 낫다. 그 버릇은 매우 오랜 시간 동안 자기도 모르게 굳혀진 것이라 그것을 단시간 내에 고치려고 한다면 오히려 신경만 더 쓰고, 지나치게 긴장하게 되어 역효과가 날 수도 있다.

보완 방법은 버릇이 워낙 다양하니깐 예조차 들 수 없지만 보통 스크립트를 외울 정도로 까지 내용을 숙지하게 하면 어느 정도 그 횟수가 줄어드는 것 같다.

  

- 시간 안배

처음 연습했는데 시간안에 끝나면 짧게 준비한 것이다. 연습을 하면 할수록 발표 시간은 줄어든다. 그러니 처음 연습할 때 주어진 시간(보통 25분 기준)보다 5 ~ 7분 정도 길게 나오는 것이 적당하다. 시간이 줄어드는 이유는 스크립트가 익혀질수록 말이 빨라져서 인데, 이 때문에 말을 느리게 하도록 코치하는 경우가 있는데, 막상 실제 발표를 하게 되면 다시 본래 속도로 돌아가는 경우가 대부분이다.

말이 빠른 것 자체를 안 좋게 여겨 지적할 수도 있는데 말이 느린 것 보다 빠른 게 오히려 신뢰를 더 준다고 생각한다.

  

- 실전 같은 연습 환경

될 수 있으면 실전 같은 환경을 갖추어 연습을 하도록 하자. 가장 큰 회의실에서 반두시 빔을 사용하고, 참석자들도 심사위원처럼 태도를 취하는 것이 좋다.  리허설은 실제 발표 시간과 같은 시각에 하도록 하자. 

  

- 녹화

리허설 장면을 녹화하여 발표자 본인이 직접 보게 하는 것도 좋은 방법 중 하나다. 특이한 버릇이나 별로 좋지 못한 부분에 대해 남에게 전달 받는 것 보다 본인이 자각을 하고 더 신경 써 주의하게 되는 것 같다.

  

- QnA

질문과 답변하는 것 까지 리허설시 해보도록 하자. 이 때 참석하는 사람은 사전에 질문 리스트를 줄 때 몇 개를 빼고 준 다음 이 시간에 불쑥 질문을 해 보는 것도 실전강화에 도움이 된다.

 

 

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8. 포인터는 찍기만 하자

이젠 아예 지시봉은 찾아볼 수가 없다. 대신 모두 레이저 포인터를 사용한다. 지시봉과는 달리 포인터는 한 곳을 가리킬 때 고정되지 못하고 떠는 것을 볼 수가 있다. 게다가 설명하는 사람은 의식하지 못하고 계속 한 곳은 비추고 있거나, 특정 부분을 설명할 때 동그라미를 여러 번 그리기도 하고, 긴 줄을 긋는 것처럼 왔다갔다를 반복하기도 한다.

레이저 빔이 화면에 비치면 보는 사람은 본능적으로 그 포인트에 집중하게 된다. 그런데 계속 비추니 그 포인트가 자꾸 흔들리고, 돌리고 있으면 눈동자도 따라서 계속 돌게 되어, 곧 어지럽게 된다. 그러니 집중 시키고 싶은 곳에 포인트를 찍기만 하고 바로 꺼버려야 한다. 시간은 1초 이내다.

발표자가 포인터 쓰는 것만 봐도 발표 능력을 가늠할 수 있다고 하겠다.

 

 

 

 

  

9. 복잡한 장표에서는 잠깐 쉬어라

PT 장표는 심플하고 쉽게 보이도록 만드는 게 제일 좋은 것이다. 얘기할 게 많다고 복잡하게 그리는 경우가 많은데 별로 도움이 안된다. 발표 못지않게 표현 내용을 엄마나 단순화 시키느냐도 매우 중요하다. 아무리 단순화해도 복잡한 장표가 있기 마련이다. 목표 구성도나, 복잡한 프로세스 같은 경우가 되겠다. 열심히 PT를 하다가 이런 복잡한 장표를 만나게 되면 제목만 얘기하고 잠깐 멈추도록 하자. 다른 사람이 인식할 정도로 몇 초간 쉬는 것이다.

 

 

심사위원으로 하여금 한 번 훑어보도록 하는 것이다. 이 때 발표자도 그 장표를 보고 있어야 한다. "어, 아무 말도 안하네" 라고 느꼈을 때 쯤 - 약 10초를 넘기고 - 다시 설명을 이어 가는 것이다. 물론 복잡한 장표가 대부분이가니 계속 이어 나오는 경우라면 최초 한 번 만 사용해야 한다. 만약 계속 그 때 마다 쉬게 되면 발표 내용을 외워 왔는데 생각이 나지 않아 뜸 들인다고 오해할 것이다. (다음 포스팅이 마지막)