PT 잘하기(1/2) - 발표자료 잘 만드는 요령

공공 SI 에서 PT가 중요한 편에 속한다고 본다. 하늘을 봐야 별을 보듯이 수주를 해야 프로젝트를 할 수 있는 것 아닌가. 수주에는 반드시 제안설명 즉, PT 가 들어간다. 언제부터인가 PT를 그 프로젝에 예정된 PM 이 해야 한다는 조건이 붙어 PM 고민거리 중 하나가 되었다.
이 지랄 같은 조건이 붙은 것은 프로젝을 책임지고 수행할 PM 이 그 사업에 대해 설명할 수 있어야 되는 것 아니냐는 언뜻 들으면 그럴싸한 논리 때문인 것으로 알고 있다. 그 전엔 아무나 - 사업부장이나 PT를 그래도 좀 한다고 하는 사람이 했었다. 사실 PT를 잘한다고 반드시 프로젝 수행을 잘하리라는 보장은 없는 것이다. 하지만 현실은 그렇지 않으니 어떡하겠는가. 
대부분 PM 이 PT를 잘 못하는 이유는 아주 가끔 하기 때문인 것 같다. 수주하기 위해 입찰시나 프로젝트 수행중 보고할 때뿐이다. 사실 PT는 하루아침에 그 역량이 좋아질 수 없다. 몇 시간 교육이나 강습에 보내는 등 속성으로 되는 것이 아닌 것 같다. 가끔 보면 회사에서 나름대로 신경을 써 PT 특강을 하는데, 그 때 간사가 대부분 아나운서 출신들이었다. 결론부터 얘기하자면 큰 도움이 없다고 하겠다. 그들은 자세나 제스추어, 음량과 발음 등은 코치할 수 있겠지만 짧은 시간에 심사위원을 사로잡기 위한 것은 그것 이상의 것이 필요하기 때문이다.
어쨌거나 수주에 있어서 PT 가 매우 중요하고 그만큼 PM 에게 PT 역량을 요구하니 PT 잘하는 법을 고민해 보기로 하자.

 

 

1. PT 장표를 직접 작성해라
PT 장표를 직접 작성해야 한다. 발표자가 발표 장표를 직접 작성하게 되면 자연히 자기가 풀어가고자 하는 의도대로 시나리오로 장표 내용과 순서가 정해지게 된다. 일부 내용을 해당 개발자나 기술자에게 맡겨도 전체 감독은 본인이 직접 해야 한다. 만약 사정이 생겨 제안서 작업은커녕 PT 자료도 직접 참여하지 못한다면, 매끄러운 PT가 되기 힘들 것이다. 이때는 PT를 작성한 사람과 충분히 작성 의도에 대해 의견을 나눠야 한다. 직접 연습하면서 잘 진행되지 않거나 막히는 부분이 있다면 키워드나 그림을 일부 수정하며 진행하는 것이 좋다.
물론 PT 장표도 잘 작성하기가 쉽지 않다. 남이 한 것을 참조하고 제안서 내용을 요약하고 단순화 하는 등 꾸준히 능력을 쌓아 가는 수밖에 없다. 우선 전체 줄거리를 만들어야 한다. 
PT가 하나의 얘기가 되도록 시나리오를 잡음으로서, 전달하려는 핵심을 놓치지 않아야 한다. 가장 중요한 거다. 말하고자 하는 주제를 놓치지 않고 어떻게 효과적으로 전달하는가. 이 이슈를 잊지 말고 PT 전체 시나리오를 구상해야 한다.

 

 

2. 책을 많이 읽어야 한다.
앞서 얘기한 것처럼 발성, 태도, 강조하는 방법 등을 배워봐야 큰 도움 되지 않는다고 한 이유가 있다. PT 장표를 직접 작성한다는 것은 자기가 설명하려고 하는 사업 전체를 이해할 뿐만 아니라 그에 대해 우리의 주장을 심사위원에게 신뢰가 가도록 설명할 수 있게 하기 위해서다.
이런 이해력과 설득력은 "설득의 심리학", "제안 프레젠테이션 기법" 같은 류의 책을 보고는 해결될 수 없는 문제다. 이따위 책들은 저자에게 부를 채워주는 효과밖에 없다. 그런 능력을 쌓기 위해서는 닥치는 대로 책을 많이 읽어야 한다. 프로젝에 관련된 기술 서적도 읽어야 겠지만 - 그것은 재미도 없고 - 소설, 수필, 시, 인문학, 기타 비소설류 등을 골고루 읽어야 한다. 논외 얘기지만 자기계발서는 절대 읽지 말자 "설득의 심리학" 보다 못한 쓰레기다.
책을 많이 읽게 되면 자기도 모르는 사이에 이해력과 표현력이 생긴다. 단어 산택에 있어서도 보다 폭넓고 적절하게 할 수 있다. 실제 PT 뿐만 아니라 평소 말도 잘하게 될 것이다. 이런 이유로 PT 실력은 단기간에 이루어지는 게 아니라고 하는 것이다.
골고루 읽기 싫으면 그 중 "소설"을 권한다. 일단 재미가 있고, 기술 정보나 트렌드 습득은 불가능 하지만 일반적 이해력과 표현력은 충분히 키울 수 있을 것이다.
틈틈이 지하철이나 점심시간에 게임이나 드라마 다시보기 등으로 시간 죽이지 말고 우리 모두 책을 읽자.

 

 

3. PT 에도 트렌드가 있다.
PT 나 제안서 작성시 범하기 쉬운 실수 중에 하나는 해당 기관 즉, 고객 중심으로 작성한다는 거다. 물론 자체 심사일 경우는 이 부분이 많이 고려되어야 한다. 대부분 조달을 통해서 입찰이 이루어지는데, 이때 업체를 선정하는 것은 고객이 아니라 전혀 관계없는 심사위원이다. 따라서 심사위원 중심으로 제안서를 작성 하고 PT를 해야 한다.

 

조달 심사의 특징을 살펴보자.
- 대부분 대학교수로 이루어진다 : 아무 것도 모른다. 그 사업에 대한 사전지식은 전무하고 해당 분야 전문가가 들어온다는 보장도 없다. 자기가 아는 부분이 나오면 아는 체 하기 바쁘다.
- 제안서 검토 시간이 짧다 : 길어야 제안 발표전 3 ~ 4 시간 안에 참여한 업체의모든 제안서를 검토해야 한다. 불가능한 것이니깐 PT 할 때 대부분 심사위원들은 쳐다보지 않고 제안서 넘기기에 바쁘다.
- 발표가 끝날 때 마다 바로 채점을 하여 즉시 제출하고 수정이 불가능하다 : 이게 핵심 포인트다. 심사위원에게 우리가 젤 잘할 수 있다는 착각(?)을 하게 되면 성공하는 것이다.

 

조달 심사는 이런 맹점을 앉고 있어서 꾸준히 개선해 나가려고 한다. 업체 또한 이 맹점을 최대한 이용하고자 한다. 여기서 심사 패턴이 생겨나고 제안서 내용이나 PT 내용에도 트렌드가 생겨나는 것이다. 배번 심사 결과 내용을 체크하고, 복기를 할 뿐만 아니라 일정한 주기로  타사 제안서와 PT본을 입수하여 살펴보도록 하자.
현재 PT트렌드는 내가 보기에 인포그래픽 형식으로 PT 장표를 표현하는 것 같다. 이런 트렌드를 무시하게 되면 자칫 심사위원이 보기에 진부해 보일 수 있다. 발표 내용에 있어서도 필요 없는 부분은 스킵하거나 과감히 장표에서도 빼는 경향이 있다. "사업배경과 목표"가 대표적인 거라 할 수 있겠다.
마지막으로 내가 보는 요즘 트렌드는 사전에 해당 사업에 관한 내용을 직접 조사하고 그 증거로 실사 사진을 활용한다는 것이다. 심사위원에게 신뢰를 확실히 심어 주는 효과가 있다고 본다.

 

4. 연상 기법으로 스크립팅 하자.
PT 에 대한 스크립트를 반드시 작성하도록 하자. 초고(?)를 끝내고 계속 살펴보면서 해야 명연설(?)이 나오는 법이다. 이렇게 작성된 스크립트를 무식하게 다 외우는 방법도 있겠으나, 그것 보다는 각 장표마다 어떤 부분을 집어서 설명하고 갈 것인지를 기억하는 것이다. 즉, 장표의 도안과 위치를 키워드처럼 기억해서 연상작용으로 설명을 하는 방식이다. 낡은 수법으로 장 각표마다 헤드라인으로 한 줄 또는 두 줄 요약을 아예 명시하는 것이 있는데 요즘은 별로 쓰지 않는 방법이다.
한 장표 내용 전체를 모두 설명하는 것은 좋지 못하다. 시간이 없을 뿐더러 자칫 그냥 장표를 보고 읽는 게 되버릴 수 있기 때문이다. 가장 좋은 방법은 보여주는 장표에 대해 설명을 하되 장표에 없는 표현을 하는 것이다. - 간혹 이 방법이 역효과를 낼 때가 있다. 전혀 문외한인 심사위원한테는 도대체 어디를 설명하는 지 알 수가 없는 현상이 일어나서 좋은 점수를 못 받기도 한다. 하지만 대부분은 분명 효과가 있다. 만약 장표 그대로 읽는 것처럼 설명을 한다면, 심사위원은 이미 눈으로 더 빨리 읽어 버리기 때문에 식상하게 된다. 따라서 곧 집중도가 떨어지고 재미없는 PT가 되는 것이다.