회의록 작성하기

  PM은 물론이고 개발자 모두가 반드시 몸에 베어야 하는 것들이 몇가지 있다. 그 중에 하나가 회의록 작성이다.

고객이나 이해 당사자가 모여 얘기를 하면 무조건 회의록을 작성하는 버릇을 들여야 한다. 이를 지키기 위해서는 PM 자신이 버릇이 들여있어야 함은 물론이고, 팀원들에게 뿌리 내릴 때까지 끊임없이 잔소리를 해야한다.

 

  이렇게 하기 위한 몇가지 요령을 살펴보자. 우선 하나의 팀으로 구성된 프로젝트 조직이면, 팀원 중 회의록 작성 전담자를 지명하는 것이다. 회의록 전담자는 다음과 같은 사람을 고른다. 팀이 여러 개이면 각 팀마다 회의록 작성자를 임명해야 한다.

- 신입 개발자는 피하는 게 좋다. 뜻도 모르고 적는 것에 정확한 기록을 기대하기 힘들기 때문이다. 따라서 적어도 3년차 이상 개발자에서 선택한다.

- 책을 가까이 하는 개발자가 좋다. 아무리 형식적 표현이지만 그래도 책을 많이 읽는 사람이 표현력도 좋다. 

- 매우 빨리 쓰는 사람이 좋다.

 

  두번째로 회의록 작성자가 참석하지 않은 회의가 있었을 경우 PM 이 반드시 챙겨야 한다.

- PM 이 참석하면 우선 회의가 시작하기 전에 회의록을 작성하게 먼저 환기를 시켜야 한다.

- 만약 중요한 회의일 경우 두 사람에게 동시에 회의록을 작성하게 하는 것도 좋다.

- PM 도 참석하지 않은 회의라면 참석하는 개발자에게 미리 지시를 하고, 끝나고 오면 제일 먼저 회의록 부터 보자고 해야 한다. 만약 작성이 되지 않았다면 바로 작성하도록 해야한다.

 

  세번째로 회의록 작성에 대한 능력을 키워야 한다.

- 만약 PM 이 회의록 작성 능력이 떨어진다면 반쪽짜리 PM 임을 명심하고 스스로 계발해야한다.

- 팀원이 회의록 작성 능력이 생길 때까지 작성된 회의록을 그 때마다 검토하여 보완사항을 코칭할 수 있어야 한다.

 

  네번째로 회의록은 그자리에서 바로 작성하는 것이 제일 좋다.

- 그자리에서 손으로 쓴 것을 바로 회람시켜 싸인까지 받아내는 것이 제일 좋은 방법이다.

- 그렇기 때문에 회의록 작성의 능력을 길러야 하는 것이다. 그렇지 않으면 다시 타이핑하면서 문장과 내용을 정리하는 2중의 시간낭비를 초래한다.

- 녹음하는 것은 좋으나, 그렇다고 회의록을 작성하지 않는 것은 바람직하지 못하다. 나중에 녹음을 듣고 회의록을 작성하는 것은 위에 열거한 다른 것 보다 훨씬 많은 시간이 든다. (회의록 작성시간 : 즉시작성 < 나중에 정리 < 녹음후 재청취하여 작성)

- 그자리에서 바로 작성한 회의록은 스캔하여 그 파일을 회의록으로 관리하면 된다.

 

 

 

 

  그럼 회의록은 어떻게 작성해야 되는 지 알아보자.

- 필수 속성 : 일시, 장소, 참석자, 제목 또는 주제, 회의내용, 결정사항

- 개조식으로 작성하는 것 보다는 서술식이 낫다. 개조식으로 작성할 경우 그 내용이 함축되어 나중에 보면 무슨 내용인지 알 수 없다. 작성 능력이 부족하다고 판단된다면 아예 녹취록을 작성한다고 생각하고 기록할 것

- 누가 발언한 내용인지 반드시 마지막에 발언자 이름을 기록한다.

- 결정사항 중 Action Item 이 발생하면 반드시 누가 언제까지 그 미션 또는 이벤트를 할 것인지를 명확히 기록해야 한다.(이는 PM 이 반드시 따로 기록하여 그 수행여부를 체크해야 한다)

- 결정된 사항에 대한 결과 리뷰가 필요하다면 다음 회의도 미리 결정(장소, 시간, 참석자 등)해야한다.

- 그자리에 바로 작성할 경우 이 결정사항에 대해서는 마지막에 회의 내용을 SUMMARY 하면서 작성하면 된다.

 

  그리고 중요한 것 하나, 회의를 시작하기 전에 반드시 사전에 그 회의에 대한 아젠다를 참석자에게 배포해야 한다. 물론 유인물이 있다면 그 역시 미리 배포하는 게 좋다. 마지막으로 회의록 파일명에 반드시 날짜를 넣도록 하자. 그리고 PM 의 다이어리에는 반드시 회의한 이벤트가 기록되어 있어야 한다. 해서 다이어리를 보고 회의록을 인덱스 할 수 있는 게 좋다.